提供完善、集成和便于使用的通信和协作能力,提高人们的工作效率是 IBM 最新发布的升级产品 IBM Workplace Collaboration Services 2.5 的主要功能,这一产品包括消息传递、团队空间、Web 会议、文档管理、在线学习、Web内容管理等“开箱即用”的服务构件,通过将这些能力无缝的结合在一个完全集成的协作环境中,IBM Workplace Collaboration Services(以下简称 WCS)提供了企业范围内统一的协作解决方案。
IBM Workplace 可管理客户端(Workplace Managed Client 或简称 WMC)是用于构建 IBM Workplace 富客户端应用程序的套装工具和平台,它是 Workplace 中最新也最具有革命性意义的技术。嵌入了该技术的客户端应用程序可以在服务器上自动部署和管理,既具有客户机应用程序的灵活性和可移植性,又具有 Web 的服务器管理的低成本和集中控制。
目前,市面上有许多公文管理及办公自动化系统,这些系统大多采用浏览器/服务器(B/S)结构,用户用 Web 方式浏览和交互。这种 B/S 结构的优点是:在客户端不必安装专用代码,系统功能全部在服务器端集中实现和管理,系统维护工作量小,总体拥有成本低。但这种结构也有其致命缺点:不能离线操作,需要外挂其它文档编辑工具,在用户操作时需要在系统和其它应用之间频繁切换,严重影响工作效率。而传统的客户端/服务器(C/S)结构尽管具有丰富的用户体验,但不能中心化管理和维护,对系统升级等需要大量的人力和时间,系统的总体拥有成本高。
IBM Workplace 可管理客户端是集 C/S 和 B/S 优点于一体的开放平台,即:中心化管理和部署,可以离线操作,跨平台以及支持移动办公,该平台除了内含一个开箱即用的文档管理系统外,还包含电子邮件,日程管理,团队空间等协作应用程序,更重要的是,这一平台上提供了一套高效的生产力工具,用户可以在单一入口下可以就地编辑各种办公文档,极大的提高办公效率。
使用 IBM Workplace 实现随需应变的公文管理
1. 办公自动化部署需求
n 满足所有业务、办公员工和领导对文档系统的要求。由于企业不断变化的需求,例如管理改革、机构调整、人事变动、业务流程重组等,业务流程也会随之应变,通过对业务流程的快速定制,使管理系统真正成为随需应变。
n 提供整合的文档处理界面,方便操作和及时响应,利用 Workplace 内置的生产力工具,可以就地编辑各种办公文档。
n 满足文档全生命周期的管理,以及所有岗位对文档处理的操作。通过员工的角色管理,可对文档生命周期从起草,编辑,审阅,批注,发布,更改,归档,作废等不同环节和流程进行控制。
n 采用开放技术方便地与其它业务和办公系统集成。
n 从业务系统直接产生相关公文和进行格式转换;
n 可以与其它办公系统直接进行消息和公文的转换,可以相互访问;
n 保证系统的响应速度满足不同业务用户的要求,基于 Eclipse 的技术基础,采用本地操作系统的用户界面图元,快捷的响应速度和丰富的用户体验。
n 保证员工在不同时间、地点、条件下对文档内容的访问,支持离线操作。
n 除了支持对文档的基于元数据的查询,例如起草者,修改/批复日期,文档在流程中的状态等,还支持多种文档格式的全文检索,包括 MS Office,PDF 等。
n 允许在一个文档中保存文档的多个版本,并对文档生命周期内的所有版本准确记录,便于追溯、核查。
2. 系统整体架构设计
系统采用客户端/服务器(C/S)的架构(如图1),在服务器端,IBM Workplace Collaboration Service 2.5 作为基础服务器,一方面提供协作平台服务,提供了包括邮件、协作空间、文档管理、即时消息等服务;同时也是可管理客户端的服务器管理端,系统管理员通过连接到工作平台管理界面中进行配置,包括对用户权限的配置,可自动分发各功能部件到客户端,以及同步应用数据。
运行在 Workplace 服务器上的文档管理服务可访问企业的中心文档数据库,工作流服务器,以及其它有关的业务服务器,用以进行数据交换和存储。在实现上,我们利用 Workplace 内嵌的文档库作为我们的基本文档存储库,工作流引擎是 IBM WebSphere Business Integration (WBI)Server Foundation 中的 Process Choreographer(当然,用户也可以采用其它的工作流引擎如 MQSeries 等)。
在客户端,WMC 附带了一个轻量级文档数据库,用于离线操作时的数据存储,但系统联机时,系统将这些数据自动同步到服务器。
1.2 细节二:使用文档库功能进行办公自动化公文管理模块
IBM Workplace 文档库提供了非常完善的文档管理功能,包括文档的集中管理和存储,用户可有不同的访问权限,协作使用文档;用户可以离线工作,使用加密的本地数据;简捷便利的跨文档库的检索等。
如上所述,参与公文管理的数据有两种:文档元数据和文档。我们利用 Workplace 文档库的已有功能,对公文文档进行管理。具体做法是:将一个公文对应于文档库的一个文件夹,文件夹中的文档代表公文的正文和附件。我们利用 IBM Workplace Collaboration Services API Toolkit 提供的 API,实现文件夹和文档的创建、修改、删除等。
如下是创建文档实例的 Java 关键代码:
ServiceFactory sf = FactoryCreator.createServiceFactory();
DocumentLibraryService dls = sf.createDocumentLibraryService();
//create a new DocumentFactory
DocumentFactory df = FactoryCreator.createDocumentFactory();
String libraryId = null;
// Get Library Description
DataObjectList libraryDescriptions = dls.getLibraryDescriptions();
List descriptions = libraryDescriptions.getObjects();
Iterator descriptionIterator = descriptions.iterator();
// Find FawenLibrary, get library id
while (descriptionIterator.hasNext())
{ DocumentLibraryDescription dld = (DocumentLibraryDescription) descriptionIterator.next();
String name = dld.getName();
if (name!=null && name.equals("FawenLibrary"))
{ libraryId = dld.getId();
break;
}
}
// Create Document
Document doc = df.createDocument();
// Set library id which the document reside in
doc.setLibraryId(libraryId);
// Set parent folder id which the document reside in, "/" refer to the library
doc.setParentFolderId("/");
// Set name for the doc
doc.setName(docName);
// Set description for the doc
doc.setDescription("发文");
// Set doc content
//String content = "content:"+text;
doc.setContent(content.getBytes());
// Add the doc in TestLibrary
dls.addEntry(doc);
1.3 细节三:办公自动化工作流引擎的实现
我们采用了 Process Choreographer 作为公文流转的工作流引擎。在客户端通过远程EJB访问工作流引擎,来完成对当前角色的工作流中状态的确认,系统通过上述描述的方法提取当前公文的相关信息。
在客户端,我们用如下数据结构来描述工作流的当前活动:
public class BpeInfo extends Object implements java.io.Serializible
{ String piid; // 流程ID
String docID;// 文档 ID
String activityID;// 活动ID
String ower;// 持有者
String processTemplate;// 过程模板
String curStatus;// 当前状态
}
当起草一个发文时,首先由工作流引擎从模板生成一个实例,得到一个流程实例 ID,再创建一个文档库的文件夹,得到一个文件夹 ID,并作为发文的 ID,对于公文正文或追加附件,可通过前面描述过的调用文档库进行管理,并将正文或追加附件创建于当前的文件夹中。图5是公文流转到各个步骤时的文档变化示意图。