Microsoft Office 2003 与 Windows SharePoint Services 的集成指南

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简介
　　Microsoft® Windows® SharePoint™ Services 为工作组成员提供了共享的 Web 空间以及一些核心共享工具和服务（比如：文档管理以及联系人、通知和任务的共享列表）。用户可以将 SharePoint 网站用作工作组的 Web 主门户及工作区域，或者作为围绕具体任务、会议或文档组织的特殊的共享区域。此外，用户也可以把 Windows SharePoint Services 用作创建定制的共享解决方案的平台，以满足业务需要。
　　Microsoft Office 2003 与 Windows SharePoint Services 进行了紧密的集成。用户可使用 Office 2003 应用程序中众多的菜单命令和任务窗格，来运用 Windows SharePoint Services 的文档存储和管理功能，创建 SharePoint 网站，在其上导入和导出列表，并将列表数据从 SharePoint 网站链接到数据库。本文介绍 Microsoft Office 2003 与 Windows SharePoint Services 的集成。

http://www.iyunv.com/library/gallery/templates/MNP2.Common/images/arrow_px_up.gif返回页首集成的文档管理和共享
　　文档管理和共享是 Windows SharePoint Services 最重要的功能。用户可使用这些功能轻松地创建、管理和共享文档。由于这些功能集成在 Office 2003 中，因此用户很容易就能找到它们并加以使用。另外，用户在存储于 SharePoint 网站的文档上使用 Web 浏览器进行搜索、浏览或协作时，也可运用这些功能。
文件菜单集成
　　文档共享完全集成在多数 Office 2003 应用程序的“文件”菜单中。用户可在 SharePoint 网站的文档库中，使用“文件”菜单打开或保存文档。在文档库中保存文档时，Office 2003 也会在该库中保存该文档的元数据。关闭文档时，系统可能会提示用户添加或升级元数据，或者可通过 Office 应用程序中新增的“共享工作区”任务窗格上的“文档信息”选项卡，查看并修改文档元数据。用户可以自定义文档元数据的架构，从而可以创建针对不同类型的文档自定义的库。这样，用户可以更轻松地对文档进行正确的归类，以便日后查找文档。
　　文档签入和签出
　　大多数传统的文档共享方法对具有多名作者或编辑的文档，使用电子邮件或文件共享。这些方法的问题在于很容易产生混乱。识别文档的最新版本很困难，而且可能有多名用户同时编辑同一个文档，从而造成版本冲突。尝试跟踪更变会导致混乱和低效率，尤其要是文档必须回滚到更早的版本。为了防止出现这些问题，Windows SharePoint Services 提供了一个直观且易用的方法，来跟踪文档的版本历史。首先，如要使用保存在文档库中的文档，可签出该文档。这样，其他用户就无法更改该文档了。当多名用户同时更改同一个文档时，这么做有助于防止产生混乱。用完文档后，可签入该文档，以供其他用户使用。如需签出文档，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“编辑项目”权限。
　　版本跟踪
　　Windows SharePoint Services 还可对保存在 SharePoint 网站上的文档进行版本跟踪。Windows SharePoint Services 会保存每个文档的以前版本的副本，从而使用户可以随时回过头去查看对文档所做过的更改。如果用户必须将文档回滚到以前版本，或者必须找回从文档的早前版本删除的数据，那么这项功能就非常有用。Windows SharePoint Services 的版本跟踪功能可帮助工作组，快速、高效地跟踪和管理文档的创建和编辑过程。如需开启或关闭文档跟踪功能，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“管理列表”权限。
　　集成的 Web 讨论
　　工作组常常需要讨论和审阅文档内容。即使工作组成员都在同一个物理位置工作，要做到这一点也不容易。如果用户的虚拟工作组中的成员分散在多个位置上，那么实现内容讨论和审阅的难度就会增加。如果工作组成员通过电子邮件进行应答交流，那么编辑们就必须不停地在电子邮件程序和文档编辑程序间进行切换。识别有关一段文本的多个备注是很困难的，而且可能会丢失或误解反馈。Windows SharePoint Services 通过提供现场讨论工具，并将现场讨论评论保存在 SharePoint 网站上，增强了 Office 2003 现有的共享编辑功能。这样，审阅者就可以直接对文档添加备注，同时实现了审阅者备注的集中存储和管理，从而当编辑或审阅者从 SharePoint 网站打开文档时，就能使用这些备注。如需更改 SharePoint 库中的文档，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“编辑项目”权限。
　　文档工作区和会议工作区网站
　　Windows SharePoint Services 引入了两种创新的通信和共享工具：文档工作区网站和会议工作区网站。文档工作区网站或会议工作区网站是一种 SharePoint 网站，用户可以从 Office 2003 应用程序快速创建这类网站，以共享特定的任务、文档或项目。这样，用户就能随时随地使用 Windows SharePoint Services 的各项功能。Windows SharePoint Services 也可创建并保存与文档工作区网站和会议工作区网站相关的列表（包括：任务、成员、链接和相关的文档）。如需创建工作区网站，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“创建子网站”权限。
　　有关详细信息，请参阅本文后面的“文档工作区网站”和“会议工作区网站”章节。

http://www.iyunv.com/library/gallery/templates/MNP2.Common/images/arrow_px_up.gif返回页首Microsoft Office 2003 集成
　　在共享的生产环境中，Windows SharePoint Services 与生产率工具（比如：Microsoft Office 2003）天生就是一对搭档。Windows SharePoint Services 提供了基于服务器的强大的共享和通信工具，用以增强用户日常在 Office 2003 中执行的任务。Windows SharePoint Services 还同 Microsoft Office 的早期版本进行了集成。但是，只有 Microsoft Office 2003 与 Windows SharePoint Services 实现了最完整的集成。
Microsoft Office Excel 2003 与 Microsoft Office Access 2003
　　列表同步
　　用户可用 SharePoint 网站存储并呈现有用的信息列表（包括：通知、联系人、事件、任务、问题以及其他信息类型的自定义列表）。可以使用 Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft Office Access 2003 在 SharePoint 网站上，查看并编辑存储在列表中的数据。这是一种常不错的方法，可用以同其他用户共享信息，运用已发布的信息，并可为可用于整个公司的信息（比如：产品名称或公司部门）提供同步列表。
　　在台式计算机上安装了 Office 2003 后，可将 SharePoint 网站上的列表的数据导入到 Excel 2003。从而，可以在 Excel 中查看、分析、刷新，甚至操作这些数据。如果在 SharePoint 网站上具有适当的权限，用户还可以通过单键操作，用自己的 Excel 数据刷新联机数据。另外，还可以从 Excel 2003 或 Access 2003 导出数据，在 SharePoint 网站上创建列表，并且可用 Access 2003 创建与 SharePoint 网站上的列表数据相链接的数据库表。如需创建或导入列表，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“管理列表”权限。
Microsoft Office FrontPage® 2003
　　编辑并自定义 SharePoint 网站
　　Microsoft Office FrontPage 2003 是一种 Web 编辑器，与 Windows SharePoint Services 完全集成。FrontPage 2003 提供了各种 WYSIWYG 工具（包括一个经改进的表编辑工具和一个用于 SharePoint 网站的动态模板集合），用以自定义和管理 SharePoint 网站。借助 FrontPage 2003，用户可以编辑并控制 SharePoint 网站的组件（比如：工作组网站、Web 部件或导航），而且可自定义 SharePoint 网站的外观。用户还可用 FrontPage 2003 为 SharePoint 网站准备使用情况分析报告，以便跟踪正在使用网站的用户及其使用网站的方式。如需编辑 SharePoint 网站中的网页，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“添加和自定义页面”权限。
　　通过 FrontPage 2003，用户可用 Windows SharePoint Services 和 Web 部件创建数据驱动的网站。Web 部件是可重复使用的代码模块，用户可轻松将其添加到 SharePoint 网站。只要具备一些 Web 开发方面的知识，用户就能使用 FrontPage 2003 创建从各种源连接到实时数据的 Web 部件。例如，如需将当前的公司销售数据添加到 SharePoint 网站，用户可以使用 FrontPage 2003 创建一个链接到公司销售数据库的 Web 部件。
Microsoft Office Outlook® 2003
　　与 Outlook 2003 同步日历和联系人
　　用户可将 Microsoft Office Outlook 2003 中的个人数据与 Windows SharePoint Services 中的数据进行同步，从而可以保留一份来自工作组的 SharePoint 网站的工作组日历和联系人列表的本地副本。只能与 Outlook 2003 进行单向日历同步——从 Windows SharePoint Services 到 Outlook 2003。将 Outlook 日历与 SharePoint 网站上的工作组日历同步完后，用户可以将已同步的数据与其他个人日历或共享日历并排在一起，进行脱机查看。连接到 SharePoint 网站后，Windows SharePoint Services 会自动更新 Outlook 2003 中已同步的数据，从而使日历数据保持最新状态。该功能有助于提高用户（尤其是移动用户）的效率。用户可通过从 Outlook. 的全局地址列表中导入联系人，在 Windows SharePoint Services 中快速创建联系人列表。如需向 SharePoint 列表（比如：日历和联系人列表）添加项目，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“添加项目”权限。
　　通知集成
　　Windows SharePoint Services 使用通知来告知用户有关 SharePoint 网站的重要事件和更改。例如，可选择在文档被发布到工作组文档库时，接收电子邮件通知。这类电子邮件通知消息包含特殊的标头，用以告知 Outlook 2003 其为来自 Windows SharePoint Services 的通知。现在，用户可在“规则和通知”对话框中，使用单个用户界面管理来自不同 SharePoint 网站的通知。可使用 Outlook 2003 中的收件箱规则，指示 Outlook 2003 如何处理通知。例如，可选择将通知移到一个特殊的文件夹中，将其转发到移动设备上，或者保存在某个文件中。如需添加通知，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“查看项目”权限。
Microsoft Office InfoPath 2003
　　Microsoft Office InfoPath™ 2003 是一款全新的信息收集程序，属于 Microsoft Office System 的一部分。可通过 InfoPath 2003 轻松开发并部署动态表单，将人员与企业应用程序和业务流程相连接，从而使用户可以准确、高效地收集采用公司定义的数据标准的信息。可使用这些表单为各种任务创建基于 XML 的商业解决方案。Windows SharePoint Services 包含一些集成功能，可使用户更好地运用 InfoPath 2003。
　　解决方案发布与解决方案库
　　在 InfoPath 2003 中创建完解决方案后，就可将其从 InfoPath 2003 发布到文档库，以便其他用户可以便捷地找到它。将 InfoPath 解决方案发布到文档库后，Windows SharePoint Services 会提升该解决方案的有关属性，从而令其他用户可对其进行分类、筛选或编辑。InfoPath 2003 中的“发布向导”使得对文档库发布 InfoPath 表单变得更容易。如需对文档库添加文件，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“添加项目”权限。
　　预先存在的解决方案库
　　可将文档库用作 InfoPath 解决方案的存储库。Windows SharePoint Services 带有一个包含许多预定义的、有用的 InfoPath 解决方案的库。用户可以使用所提供的解决方案，或者可以对其进行修改，以满足团队或公司的具体需求。如需更改文档库中的文件，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“编辑项目”权限。
　　表单库集成
　　用户可用表单库来启动 InfoPath 2003，并自动聚合来自存储于 SharePoint 网站上一组相似的 InfoPath 文档的数据。例如，如果一些 InfoPath 状态报告文档存储在某个表单库中，那么可将这些文档聚合到一个汇总状态报告中。如需创建表单库，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“管理列表”权限。
Microsoft Office OneNote 2003
　　Microsoft Office OneNote™ 2003 是一款全新的笔记记录程序，属于 Microsoft Office System 的一部分。用户可使用 OneNote 2003 在便携式计算机、台式计算机或 Tablet PC 计算机上，通过电子方式收集、组织和自定义笔记。可将 OneNote 2003 与 Windows SharePoint Services 配合使用，与其他用户共享笔记本中的部分内容。把一部分笔记保存到 SharePoint 网站后，其他用户就可以将其打开、查看并添加到他们自己的笔记本上。这样就可以提供一个组笔记本，工作组的成员都能用它来与他人分享自己的思想、研究和想法。另外，运行共享的 OneNote 文件时，OneNote 2003 会显示“共享工作区”任务窗格。该任务窗格显示有关用户共享区域的信息（包括一个共享组成员列表和一个共享文档列表）。如需对 SharePoint 网站中的库添加文件，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“添加项目”权限。
Office 2003 的常规集成功能
　　文件打开和保存集成
　　Windows SharePoint Services 可搜索 Office 文档文件的内容，从而使用户可以轻松地查找保存在 Windows SharePoint Services 网站上的 Office 文档。用户可通过 Microsoft Office PowerPoint® 2003、Excel 2003、Word 2003、InfoPath 2003、FrontPage 2003、Outlook 2003 和 OneNote 2003 中的“文件”菜单，将文件保存到 SharePoint 网站，并从 SharePoint 网站打开文件。如需将文件添加到 SharePoint 网站的库中，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“添加项目”权限。
　　共享工作区任务窗格
　　在 Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003 或 Microsoft Office Visio 2003 中运行文档时，用户可通过“共享工作区”任务窗格运用 Windows SharePoint Services 的功能。在 OneNote 2003 和 Microsoft Office Project 2003 中，用户也可使用“共享工作区”任务窗格，但可用的功能有限。用户可通过“共享工作区”任务窗格，对文档创建文档工作区网站。如果文档已被保存在 SharePoint 网站上，那么“共享工作区”任务窗格将显示来自该网站的工作组成员、任务、链接和相关文档。工作组可在 Microsoft Office 的熟悉界面中，使用这些共享工具，更有效地进行协作。如需创建工作区网站，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“创建子网站”权限。
　　人名智能标记
　　Office 2003 利用人名智能标记进一步增强了 Windows SharePoint Services。无论工作组成员的姓名显示在 SharePoint 网站的什么地方，人名智能标记都能提供相关的状态信息。人名智能标记可显示用户的联机/脱机状态、共享日历信息及联系人信息。工作组成员可使用人名智能标记共享工作，安排会议日程，或者启动 Microsoft Instant Messenger 会话。
　　Microsoft Office Project Server 2003 集成
　　Microsoft Office Project 2003 是一款强大的企业项目管理应用程序，公司可用它管理并跟踪项目及资源。借助 Microsoft Office Project Server 2003，各工作组可组织、跟踪和管理他们的项目，并且可在项目完成后，确定那些项目活动取得了成功。Project Server 2003 可将 Windows SharePoint Services 用于文档库、问题跟踪和风险管理，从而使 Microsoft Project 2003 用户可以轻松创建、链接和跟踪文档、问题和风险。创建项目后，也可以为项目文档、问题和风险自动创建一个 SharePoint 网站。用户可将文档、风险和问题与项目以及其他文档、风险及问题相关联。另外，可在文档库中保存项目文档，以运用 Windows SharePoint Services 的版本跟踪以及文档签入和签出功能。
　　用于 SharePoint 产品和技术的 Microsoft Office 组件
　　用于 SharePoint 产品和技术的 Microsoft Office 组件是 Microsoft Office 2003 附带的一个附加软件包，可安装下列组件：

•	数据检索服务适配器 　　数据检索服务适配器是一种 Web 服务，可从多个数据检索服务数据源返回 XML 数据，或者在这些数据源上操作数据。数据检索服务是基于简单对象访问协议 (SOAP) 和 XML 的数据连接器的集合。数据使用者（比如：Excel 2003 或电子表格 Web 部件）可使用数据检索服务适配器，检索并操作存储在数据检索服务服务器上的数据。Office 组件会安装下列这两个数据检索服务适配器： • 　　Microsoft SQL Server 数据检索服务适配器可提供对任何 SQL Server 数据库的访问。 • 　　Microsoft 商业解决方案数据检索服务适配器可提供对 Microsoft Business Solutions Great Plains 数据源和 Microsoft Business Solutions Solomon 数据源的访问。
•	问题跟踪报告 　　问题跟踪报告功能与 Windows SharePoint Services 问题跟踪列表模板紧密集成。用户可使用问题跟踪报告，根据 SharePoint 网站上问题跟踪列表中的数据，生成带有信息图表的报告。
•	数据计算 Web 部件 • 　　透视视图 (PivotView) Web 部件为 SharePoint 网站添加了一个透视控件，用于特殊的数据分析和数据可视化功能。 • 　　数据表 Web 部件可将电子表格功能嵌入 SharePoint 网站。 • 　　网页获取 Web 部件可在 SharePoint 网站中整合整个或部分网页 (Web clip)。 • 　　快速引用 (Quick Quote) Web 部件可在用户键入股票代号时，查找并显示股票和金融数据。

　　如需在 SharePoint 网站的共享视图上添加和更改 Web 部件，用户必须具有相应网站的“添加和自定义页面”权限。默认情况下，Web 设计者和管理员网站用户组的成员具备该权限。如需在 SharePoint 网站的个人视图上添加和更改 Web 部件，用户必须具有“添加/删除个人 Web 部件”及“更新个人 Web 部件”权限。默认情况下，讨论参与者、Web 设计者和管理员网站用户组的成员具备这些权限。

http://www.iyunv.com/library/gallery/templates/MNP2.Common/images/arrow_px_up.gif返回页首文档工作区网站与会议工作区网站
　　文档工作区网站和会议工作区网站是与特定项目、文档或会议相联系的工作组共享网站。文档工作区网站和会议工作区网站可将工作组及个人在 Office 2003 中执行的工作，与 SharePoint 网站的功能相连接。
文档工作区网站
　　文档工作区网站是为实现文档共享而创建的 SharePoint 网站。文档工作区网站可为文档提供 Windows SharePoint Services 的功能（包括：文档版本跟踪、文档签入和签出以及现场讨论）。另外，还能组织工作组信息，并提供共享功能（比如：列表和通知）。当用户打开存储在文档工作区网站的文档的副本时，可通过点击一个按钮，获得文档的更新，从而不用再手动管理文档版本。
　　自动创建文档工作区网站
　　当用户对 Outlook 2003 电子邮件附加一个文档，并将其作为共享附件发送时，Windows SharePoint Services 会自动让用户选择是否创建文档工作区网站，并在其中保存共享附件。其他用户打开该附件时，就会从文档工作区网站接收到有关文档的更新。该共享文档的接收者可轻松更新文档工作区网站上的副本。用户不必再附加和分发文档修订，而且无需再使用临时方法来跟踪修订，比如在文件名上附加修订号。如需创建工作区网站，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“创建子网站”权限。
　　自动创建权限与讨论参与者列表
　　创建文档工作区网站时，会自动对其填充有关功能和信息（包括 Windows SharePoint Services 的所有文档管理功能）。另外，还预先配置了网站的权限以便共享——创建网站时，将自动授予电子邮件接收者对该工作区网站的访问权。
　　共享工作区任务窗格
　　在 Excel 2003、Word 2003、PowerPoint 2003 或 Visio 2003 中打开作为共享附件的文档时，文档会自动打开“共享工作区”任务窗格。该窗格包含有关此文档和文档工作组的信息（包括工作组成员的展示形式信息、文档属性、相关链接、相关文档和相关任务）。
会议工作区网站
　　会议工作区网站类似于文档工作区网站，但它是为会议而非文档所创建的。用户可为一个新项目的项目启动会议、例行会议（比如：每周一次的工作组状态报告）或单一活动（比如：公司级会议）创建一个会议工作区网站。
　　自动创建会议工作区网站
　　用户可在 Outlook 2003 安排会议日程时，自动创建会议工作区网站。所创建的网站会自动填充与会议有关的选项（包括：出席人员名单、会议日程、文档库、决策和交办事项）。参与会议的用户可访问该网站，跟踪会议进度，轻松进行交流，并保存与会议相关的信息。出席者的权限和联系信息会自动传递到该网站。如需创建工作区网站，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 SharePoint 网站的“创建子网站”权限。

http://www.iyunv.com/library/gallery/templates/MNP2.Common/images/arrow_px_up.gif返回页首与 SharePoint Portal Server 2003 集成
　　Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 是 Microsoft Office System 中的一款服务器产品，构建在 Windows SharePoint Services 之上，可实现内容的高度自定义，并将各个 SharePoint 网站和服务整合到单个企业门户中。借助 SharePoint Portal Server 2003，用户可以为合作伙伴、公司各部门或整个公司创建门户网站，可以将内容指定给适当的受众，可以为自己的 SharePoint 网站创建个性化的视图和内容递送方法。
　　SharePoint Portal Server 2003 还提供了门户级区域和搜索，用以查找和组织横跨多个 SharePoint 网站的信息。
　　由于 SharePoint Portal Server 构建于 Windows SharePoint Services 之上，用户可在 SharePoint Portal Server 中使用 Windows SharePoint Services 的所有功能。可将 SharePoint 网站与 SharePoint Portal Server 2003 门户网站相关联，通过其他功能（包括：一些到 SharePoint Portal Server 2003 门户网站和相关 SharePoint Portal Server 2003 区域的链接，以及对 Windows SharePoint Services 中 Presence Control 功能的增强），增强 SharePoint 网站。如需连接到门户网站，用户必须是网站用户组的成员，同时必须具有相应 Windows SharePoint Services 网站的“管理网站”权限。

http://www.iyunv.com/library/gallery/templates/MNP2.Common/images/arrow_px_up.gif返回页首集成功能
　　下表列出了 Office 2003 中每个程序针对 Windows SharePoint Services 的集成功能：

功能	程序
从“文件”菜单打开和保存	Excel、FrontPage、InfoPath、Microsoft Project、OneNote、Outlook、PowerPoint、Publisher、Visio、Word
“共享工作区”任务窗格	Excel、Microsoft Project、OneNote、PowerPoint、Visio、Word
创建共享附件	Outlook
同步日历和联系人列表网站	Outlook
共享附件的文档更新	Excel、PowerPoint、Visio、Word
自动收集元数据	Word、Excel、PowerPoint
签入/签出	Word、Excel、PowerPoint
版本跟踪	Word、Excel、PowerPoint
在服务器上保存现场讨论	Word、Excel、PowerPoint
作为数据导入 SharePoint 列表	Excel、Access
作为 SharePoint 列表导出数据	Excel、Access

http://www.iyunv.com/library/gallery/templates/MNP2.Common/images/arrow_px_up.gif返回页首结论
　　在协作式、上下文丰富的共享环境中，Microsoft Office 2003 和 Windows SharePoint 是一对天生的搭档。Microsoft Office 2003 提供了广大易用的生产率工具。Windows SharePoint Services 提供了一个共享工作环境，涵盖用于存储文档的库、相关信息列表以及易于管理的安全性。配置使用这些产品，用户可以快捷地创建工作组 Web 网站，大幅提高工作效率。


来自TECHNET