办公自动化部署策略—— 基于IBM WCS/ WMC实现

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办公自动化部署策略
—— 基于IBM WCS/ WMC实现
长江大学电信系 佘新平 徐建明
2005年11月25日


摘要
面向激烈的市场竞争，采用以网络为中心的信息技术，使办公更加高效化、规范化和科学化，成为企业信息技术发展的热点和必然趋势。而传统的基于 B/S 架构和 C/S 架构的公文管理和办公自动化系统，有其不可避免的缺点。本文介绍如何以 IBM Workplace 可管理客户端平台为基础，充分利用 Workplace 可管理客户端的技术特点，采用分层技术架构，来实现一个全新的公文管理和办公自动化系统。

关键字WCS WMC Workplace 公文管理 办公自动化

English Version

引言
随着面临愈来愈激烈的市场竞争，许多企业开始认识到，提高企业经营管理效率，强化企业信息平台建设，是企业获得持久竞争力的最佳途径。作为提高企业办公管理效率的基础平台，办公自动化系统受到愈来愈多企业的重视。
企业办公自动化系统，建立在开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台之上，能够满足企业内部事务处理需要；使企业内部员工通过网络，实现可跨越时间、地点的高效信息沟通，协同工作；使企业各个部门在信息共享的基础上进行协作，决策层可以根据市场的最新信息，迅速制定企业的战略决策，快速高效地应对市场的变化；使员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力来完成核心工作，从而提高企业的整体效率，增强企业的综合竞争能力。
公文管理是办公自动化系统的重要组成部分，用于处理企业内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理，包括收文管理、发文管理、呈批管理、会议纪要、公文查询、公文授权、档案管理、流程监控等功能。


IBM Workplace 可管理客户端平台

提供完善、集成和便于使用的通信和协作能力，提高人们的工作效率是 IBM 最新发布的升级产品 IBM Workplace Collaboration Services 2.5 的主要功能，这一产品包括消息传递、团队空间、Web 会议、文档管理、在线学习、Web内容管理等“开箱即用”的服务构件，通过将这些能力无缝的结合在一个完全集成的协作环境中，IBM Workplace Collaboration Services（以下简称 WCS）提供了企业范围内统一的协作解决方案。
IBM Workplace 可管理客户端（Workplace Managed Client 或简称 WMC）是用于构建 IBM Workplace 富客户端应用程序的套装工具和平台，它是 Workplace 中最新也最具有革命性意义的技术。嵌入了该技术的客户端应用程序可以在服务器上自动部署和管理，既具有客户机应用程序的灵活性和可移植性，又具有 Web 的服务器管理的低成本和集中控制。
目前，市面上有许多公文管理及办公自动化系统，这些系统大多采用浏览器/服务器（B/S）结构，用户用 Web 方式浏览和交互。这种 B/S 结构的优点是：在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护工作量小，总体拥有成本低。但这种结构也有其致命缺点：不能离线操作，需要外挂其它文档编辑工具，在用户操作时需要在系统和其它应用之间频繁切换，严重影响工作效率。而传统的客户端/服务器（C/S）结构尽管具有丰富的用户体验，但不能中心化管理和维护，对系统升级等需要大量的人力和时间，系统的总体拥有成本高。
IBM Workplace 可管理客户端是集 C/S 和 B/S 优点于一体的开放平台，即：中心化管理和部署，可以离线操作，跨平台以及支持移动办公，该平台除了内含一个开箱即用的文档管理系统外，还包含电子邮件，日程管理，团队空间等协作应用程序，更重要的是，这一平台上提供了一套高效的生产力工具，用户可以在单一入口下可以就地编辑各种办公文档，极大的提高办公效率。

使用 IBM Workplace 实现随需应变的公文管理

1. 办公自动化部署需求

n 满足所有业务、办公员工和领导对文档系统的要求。由于企业不断变化的需求，例如管理改革、机构调整、人事变动、业务流程重组等，业务流程也会随之应变，通过对业务流程的快速定制，使管理系统真正成为随需应变。
n 提供整合的文档处理界面，方便操作和及时响应，利用 Workplace 内置的生产力工具，可以就地编辑各种办公文档。
n 满足文档全生命周期的管理，以及所有岗位对文档处理的操作。通过员工的角色管理，可对文档生命周期从起草，编辑，审阅，批注，发布，更改，归档，作废等不同环节和流程进行控制。
n 采用开放技术方便地与其它业务和办公系统集成。
n 从业务系统直接产生相关公文和进行格式转换；
n 可以与其它办公系统直接进行消息和公文的转换，可以相互访问；
n 保证系统的响应速度满足不同业务用户的要求，基于 Eclipse 的技术基础，采用本地操作系统的用户界面图元，快捷的响应速度和丰富的用户体验。
n 保证员工在不同时间、地点、条件下对文档内容的访问，支持离线操作。
n 除了支持对文档的基于元数据的查询，例如起草者，修改/批复日期，文档在流程中的状态等，还支持多种文档格式的全文检索，包括 MS Office，PDF 等。
n 允许在一个文档中保存文档的多个版本，并对文档生命周期内的所有版本准确记录，便于追溯、核查。

2. 系统整体架构设计
系统采用客户端/服务器（C/S）的架构（如图1），在服务器端，IBM Workplace Collaboration Service 2.5 作为基础服务器，一方面提供协作平台服务，提供了包括邮件、协作空间、文档管理、即时消息等服务；同时也是可管理客户端的服务器管理端，系统管理员通过连接到工作平台管理界面中进行配置，包括对用户权限的配置，可自动分发各功能部件到客户端，以及同步应用数据。
运行在 Workplace 服务器上的文档管理服务可访问企业的中心文档数据库，工作流服务器，以及其它有关的业务服务器，用以进行数据交换和存储。在实现上，我们利用 Workplace 内嵌的文档库作为我们的基本文档存储库，工作流引擎是 IBM WebSphere Business Integration （WBI）Server Foundation 中的 Process Choreographer（当然，用户也可以采用其它的工作流引擎如 MQSeries 等）。
在客户端，WMC 附带了一个轻量级文档数据库，用于离线操作时的数据存储，但系统联机时，系统将这些数据自动同步到服务器。

图1：公文管理系统架构

由于我们采用了 WMC 的系统平台架构，可以充分利用这一平台的优点，包括中心化管理和部署，丰富的用户体验，即时即地编辑办公文档，还可以根据协作办公的具体特点，提供即时待办事务提示、在线感知和通讯等功能。
系统在运行时，可以通过服务器端和客户端的平台服务，完成公文管理的基础功能，如部件的部署更新、数据的同步等，还可以通过应用级服务完成公文管理的高级功能，如文档库管理、IBM 生产力工具编辑器等，其运行架构如图2。

图2：公文管理系统运行架构


3. 技术实现概览
公文管理包含有许多功能，如收文管理、发文管理、呈批管理、会议纪要、公文查询、公文授权、档案管理、流程监控等。这些功能尽管涉及的业务内容不同，但从实现的技术角度，实现方法基本是类似的，以下我们以发文为例，描述其实现技术细节。
一般来讲，发文会有如下几个环节（工作流的术语，称为活动）：发文拟稿、部门内初核、办公室初核、办公室审核、签发、复核、校对、制发、办结等，在这些环节的办理过程，有行为的主体和对象，主体是人（或角色），对象是公文本身。发文在拟稿完成以后，一旦拟稿人发出提交的指令，那么这个发文就开始了流程的生命期，随着不同的环节或状态，会有不同的主体参与其中进行操作，直至办结。从一个环节（状态）到另一个环节（状态），以及可以参与该环节的主体，是由工作流引擎来根据工作流的定义来控制，只需调用工作流引擎的对于接口即可实现，这里不再赘述。
当用户登录系统以后，根据其角色，他/她看到他/她可以处理的发文的状态，然后对其进行相应的处理，如签署意见等。我们在实现中，要考虑的包括用户交互，文档处理等，
4. 细节实现与分析
1.1 细节一：多层架构设计
在实现上，我们采用多层架构（如图3），其每层的功能如下：
n 用户层 是用户可以交互的用户界面，包括 Eclipse 控件，表单，动作按钮，视图（view），数据模型监听器等（如图4），在视类中，包括IBM生产力工具编辑器，用此编辑器可就地编辑办公文档，包括 MS Office 文档。
n 代理层封装了文档的所有操作，包括创建，修改，删除文档或附件，以及工作流数据信息。
n 服务层是文档处理的核心，所有的文档处理的业务逻辑都是在这层实现的。在这一层，我们把文档数据及文档元数据分开处理。文档数据由 Workplace 可管理客户端平台提供的文档库来实现，元数据包含公文流转过程中的所有数据信息，例如文档 ID，起草者等等，元数据存放在不同的数据库中。
n 数据存取对象层是将数据对象进行封装，用以进行下层的数据库存储。
n 持久数据层是将数据通过 JDBC 访问数据库。

图3：公文管理多层结构

当用户通过界面对公文进行操作时，系统按照业务逻辑完成从代理层到数据层的各种相关处理，然后再通过界面展现出结果。

图4：发文用户界面


1.2 细节二：使用文档库功能进行办公自动化公文管理模块
IBM Workplace 文档库提供了非常完善的文档管理功能，包括文档的集中管理和存储，用户可有不同的访问权限，协作使用文档；用户可以离线工作，使用加密的本地数据；简捷便利的跨文档库的检索等。
如上所述，参与公文管理的数据有两种：文档元数据和文档。我们利用 Workplace 文档库的已有功能，对公文文档进行管理。具体做法是：将一个公文对应于文档库的一个文件夹，文件夹中的文档代表公文的正文和附件。我们利用 IBM Workplace Collaboration Services API Toolkit 提供的 API，实现文件夹和文档的创建、修改、删除等。
如下是创建文档实例的 Java 关键代码：
ServiceFactory sf = FactoryCreator.createServiceFactory();
DocumentLibraryService dls = sf.createDocumentLibraryService();
//create a new DocumentFactory
DocumentFactory df = FactoryCreator.createDocumentFactory();
String libraryId = null;
// Get Library Description
DataObjectList libraryDescriptions = dls.getLibraryDescriptions();
List descriptions = libraryDescriptions.getObjects();
Iterator descriptionIterator = descriptions.iterator();
// Find FawenLibrary, get library id
while （descriptionIterator.hasNext()）
{ DocumentLibraryDescription dld = (DocumentLibraryDescription) descriptionIterator.next();
String name = dld.getName();
if (name!=null && name.equals("FawenLibrary"))
{  libraryId = dld.getId();
break;
}
}
// Create Document
Document doc = df.createDocument();
// Set library id which the document reside in
doc.setLibraryId（libraryId）;
// Set parent folder id which the document reside in, "/" refer to the library
doc.setParentFolderId（"/"）;
// Set name for the doc
doc.setName（docName）;
// Set description for the doc
doc.setDescription（"发文"）;
// Set doc content
//String content = "content:"+text;
doc.setContent（content.getBytes()）;
// Add the doc in TestLibrary
dls.addEntry（doc）;
1.3 细节三：办公自动化工作流引擎的实现
我们采用了 Process Choreographer 作为公文流转的工作流引擎。在客户端通过远程EJB访问工作流引擎，来完成对当前角色的工作流中状态的确认，系统通过上述描述的方法提取当前公文的相关信息。
在客户端，我们用如下数据结构来描述工作流的当前活动：
public class BpeInfo extends Object implements java.io.Serializible
{ String piid; // 流程ID
String docID;// 文档 ID
String activityID;// 活动ID
String ower;// 持有者
String processTemplate;// 过程模板
String curStatus;// 当前状态
}
当起草一个发文时，首先由工作流引擎从模板生成一个实例，得到一个流程实例 ID，再创建一个文档库的文件夹，得到一个文件夹 ID，并作为发文的 ID，对于公文正文或追加附件，可通过前面描述过的调用文档库进行管理，并将正文或追加附件创建于当前的文件夹中。图5是公文流转到各个步骤时的文档变化示意图。

图5：发文流转时的文档变化

在我们实现这个公文管理系统的过程中，使用了现有的 WMC 应用级服务，如文档库和IBM生产力工具等。经验告诉我们，尽可能的利用 WMC 可管理客户端的已有组件来完成系统功能，可以大大节约开发时间，并能使系统得到最大化的复用。

总结
企业办公自动化系统是一个帮助企业提高办公效率，减轻员工工作负担，节约办公经费，使企业实现办公自动化、资源信息化、决策科学化的智能化系统。本文构建的基于 IBM Workplace 可管理客户端平台的公文管理和办公自动化系统，摈弃了传统的基于 B/S 和 C/S 的办公自动化系统的缺点，充分利用 Workplace 可管理客户端平台中心化管理和部署，丰富的用户体验和快捷的回应速度，支持离线环境和移动办公，整体拥有成本低等优点，借助其内嵌的文档库管理工具，实现了企业办公自动化系统的公文管理系统，并可以很容易的扩展到其它企业办公自动化系统的子系统如会议管理等。我们相信，随着 IBM Workplace 的普及和推广，基于此架构的系统会有愈来愈广泛的应用。