Sharepoint 2007中电子邮件的应用

(安西)

　　在 office sharepoint 2007 中，电子邮件有着广泛的应用。尤其与OUTLOOK配合使用，效果会更加的突出。在实际应用中，sharepoint 可以通过电子邮件，把信息流转起来，把最终用户和sharepoint系统更加紧密地结合起来。本篇就将简单介绍在sharepint 2007中如何配置传出、出入邮件服务，以及简单展示OUTLOOK在sharepoint 中的应用。
　　第一步、配置sharepoint 的邮件的传入、传出。
　　作为演示，这里使用windows server 2003种自带的SMTP服务和POP3 服务。首先要在操作系统上配置SMTP服务和POP3服务。值得注意的是配置SMTP服务时，要确认访问控制中的身份验证为匿名访问以及中继限制中的允许中继所有计算机。在配置POP3服务时候，需要建立几个新的油箱地址，并把这些邮箱地址和sharepiont用户相关联。一般在AD管理中进行设置。
　　好了，在正确配置本机的SMTP和POP3以后，就要配置sharepoint 管理中心的相关设置了。打开sharepoint 的管理中心，进入操作。在拓扑结构与服务下面有两个超链接：传出电子邮件设置、传入电子邮件设置。如下图：

进入传出电子邮件设置，填写出站SMTP服务器地址，例如：我的机器名称是moss,域是litwareinc.com。那我就填入moss.litwareinc.com.下面的发件人地址和回复地址填入：hero@litwareinc.com。字符集默认UTF-8 。如下图。

进入传入电子邮件设置，启用电子邮件接收功能。如下图：

    回到管理中心主页，你会发现在服务器场拓扑结构下，多出了一个服务器：WSS传出邮件服务器。

这样，管理中心的传入创出邮件服务器配置就完成了。

第二步、电子邮件在sharepoint的应用

我的AD域里面有一个用户：Liwareinc"hero ,邮箱地址为hero@litwareinc.com .当网站管理员第一次把hero 这个用户加入到sharepoint中时，可以选择给 hero 这个用户发送一个欢迎电子邮件，如下图：

一旦加入sharepoint，用户 hero 将会收到一封欢迎邮件。

         对于sharepoint 的传入邮件，一旦服务器开启了传入邮件服务，并且保证了服务里面的Windows SharePoint Services Timer 是开启的。那么就可以通过OUTLOOK 2007（OUTLOOK早期的版本似乎和MOSS 2007不兼容，会出现乱码）直接向MOSS的部分类型列表发送一条新的记录。我们可以通过OUTLOOK 2007直接向某个讨论区发起一个新的讨论、也可以向通知列表添加一条新的通知、还可以向事件（即日历）列表创建一个新的事件。拿讨论区来说吧。首先要设置讨论区要能够接受传入的电子邮件。进入讨论列表的设置界面，找到传入电子邮件设置。

   
    设置允许此列表接受电子邮件，并提供一个指定的油箱地址。这个油箱地址不一定必须存在。例如我们在这里就提供talk@litwareinc.com为油箱地址。然后设置其它的选项。

     
    这样，我们就可以通过OUTLOOK直接发邮件新建讨论了。注意：用OUTLOOK新建讨论时，收信人地址: talk@litwareinc.com。信件的题目就是新创建讨论的题目，信的内容就是新创建讨论的内容。如下图：

    在讨论列表中，我们就可以看到刚才用OUTLOOK所创建的新讨论了！

    同样的做法，对于通知、日历事件也时同样的配置过程。不同的是在发送邮件时，在往讨论列表中发邮件时需要新建邮件，往通知列表中发邮件时需要新建邮件，建立的通知没有到期时间，而往日历（事件）的列表发邮件时需要新建会议要求（会议要求里面有事件的开始、结束时间；主题、地址、具体内容等）。通过电子邮件新建的事件如下图。

在sharepoint 中使用OUTLOOK 传入邮件的内容就说到此，下面谈谈传出邮件的使用。自从使用OUTLOOK 2007 作为油箱来接受 MOSS传出的邮件以后，我才觉得，OUTLOOK 2007在sharepoint 的作用是巨大的。举两个例子来说明一下吧。

第一个例子，在任务列表中，设置该任务列表在分配所有权后发送电子邮件，那么在新建一个任务分配给Hero,sharepint就会自动地给Hero的油箱发送一份提醒邮件。效果如下：


    第二个例子，如果对于某些文档库需要工作流流转时，分配给一些人，需要查看、审批等时，会自动产生一些工作流任务，这些工作流任务也可以通过发送邮件的方式把人的工作更好的连接起来。下面一个就是需要领导审批的一个工作流任务。邮件内容是sharepoint自动产生的。

    其实，OUTLOOK 2007的功能应该远不如此，比如我们也可以把MOSS上面的某些文档库中的文档下载到OUTLOOK中做脱机处理，也可以订阅RSS，等等。

在这里，抛砖引玉，希望大家评阅，不对之处还是指出。