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[经验分享] 使用 SharePoint Designer 2007 为 SharePoint Server 2007 创建自定义审批工作流

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发表于 2015-9-29 11:19:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
  利用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007,您可以创建可附加到 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的任何 SharePoint 列表的无代码工作流。这些工作流可以在添加或更改列表项时自动启动,并且可以包含关联操作的条件逻辑。
  
  Office SharePoint Designer 2007 工作流可以分析列表项数据,然后再相应地分配任务。例如,在零用金报销单方案中,如果报销单总额超过特定金额,则可能需要得到副总裁 (VP) 的批准。使用 Office SharePoint Designer 2007 创建的工作流可以评估“总计”域,然后再向相应的审批者发送电子邮件或分配 SharePoint 任务。
  对于此方案,可使用 Microsoft Office InfoPath 2007 附带的零用金报销单示例模板,并进行一些修改以捕获 VP 和报销单状态信息。然后,在将表单模板发布到 SharePoint 文档库后,创建一个 Office SharePoint Designer 2007 工作流,以根据零用金报销单总额向员工经理或 VP 发送电子邮件通知。
  添加节点以捕获 VP 信息
  在 InfoPath 设计器中启动零用金报销单示例模板,然后添加用来捕获员工的 VP 信息的节点。
将 VP 节点添加到表单的数据源并将控件绑定到这些节点


  •   在“设计任务”任务窗格中,单击“数据源”。
  •   在“数据源”任务窗格中,右键单击“expenseReport”根节点,然后单击“添加”。
  •   在“添加域或组”对话框的“名称”框中,键入“VPName”,然后单击“确定”。
  •   重复上述两个步骤以添加“VPEmail”节点。

    图 1. 将 VP 节点添加到数据源
    DSC0000.gif
  •   在表单视图中,将光标置于“经理信息”表格下方,单击“表格”,单击“插入”,然后单击“布局表格”,并添加一个结构类似于“经理信息”表格的布局表格。相应地调整该布局表格中的格式。

    图 2. 创建副总裁信息布局表格
    DSC0001.gif
  •   从“数据源”任务窗格中,分别将“VPName”和“VPEmail”节点拖到“副总裁信息”表格,这会自动将文本框绑定到这些节点。相应地调整该布局表格中的标签。

    图 3. 将文本框绑定到新节点
    DSC0002.jpg
  添加节点以捕获状态信息
  您必须向审批者所用的表单模板中添加批准/拒绝机制。在高级方案中,您可以将“批准”和“拒绝”按钮控件添加到表单视图中,用来更新状态并随后提交表单数据。对于这个简单的方案,您只需将状态节点添加到数据源,然后再将一个下拉列表框绑定到该节点。
将状态节点添加到表单的数据源并将控件绑定到该节点


  •   在“数据源”任务窗格中,右键单击“expenseReport”根节点,然后单击“添加”。
  •   在“添加域或组”对话框的“名称”框中,键入“status”,然后单击“确定”。
  •   在表单视图的顶部向布局表格中添加一行,并将光标置于该行中。
  •   在“数据源”任务窗格中,右键单击“status”节点,然后单击“下拉列表框”。相应地调整该布局表格中的格式。

    图 4. 将下拉列表框绑定到新节点
    DSC0003.gif
  •   双击表单视图中的“状态”下拉列表框。
  •   在“下拉列表框属性”对话框中,单击“添加”。
  •   在“添加选项”对话框的“值”框中,键入已批准,然后单击“确定”。
  •   重复上述两个步骤以添加“已拒绝”选项。

    图 5. 为下拉列表框添加选项
    DSC0004.gif
  •   在“下拉列表框属性”对话框中,单击“确定”。



    DSC0005.gif 注意:
    对于这个简单的方案,表单发起者可以确定零用金报销单的状态。在同一方案的更高级版本中,您可以向表单模板中添加条件格式,以便对新表单禁用“状态”下拉列表框。   
  将表单域提升为 SharePoint 列
  对于要在 Office SharePoint Designer 2007 工作流条件和操作中使用的表单域,必须将它们提升为 SharePoint 列。您可以在“表单选项”对话框或 InfoPath 发布向导中指定提升的域。
指定提升的域


  •   单击“工具”,然后单击“表单选项”。
  •   在“表单选项”对话框中,单击“属性提升”类别。
  •   单击“添加”。
  •   在“选择域或组”对话框中,展开“manager”组,单击“managerEmailAddress”节点,根据需要重命名“列名称”,然后单击“确定”。
  •   对“VPEmail”、“total”(“items”组)和“name”(“employee”组)节点重复上述两个步骤。

    图 6. 指定提升的域
    DSC0006.gif
  •   在“表单选项”对话框中,单击“确定”。
  •   将表单模板保存在本地。
  添加副总裁和状态节点并指定某些提升的域后,可使用 InfoPath 发布向导将表单模板直接发布到文档库。



注意:
在使用向导之前,可能需要添加一个数据连接,以便让用户将表单文件提交到表单要向其中发布表单的文档库中。单击“工具”,然后单击“数据连接”以打开“数据连接”对话框。添加提交数据连接后,可通过单击“工具”然后单击“提交选项”来更新模板的提交选项。   
将表单模板发布到 SharePoint 文档库


  •   单击“文件”,然后单击“发布”。
  •   在向导的第一页上,单击“具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器”,然后单击“下一步”。
  •   在下一页上,键入 SharePoint 网站的 URL,然后单击“下一步”。
  •   在下一页上,单击“下一步”。
  •   在下一页上,单击“新建文档库”,然后单击“下一步”。
  •   在下一页上,键入新文档库的名称,然后单击“下一步”。

    图 7. 命名新文档库
    DSC0007.jpg
  •   在下一页上,单击“下一步”。
  •   在下一页上,单击“发布”。
  •   在最后一页上,单击“关闭”。
  定义新工作流
  将表单模板发布到文档库后,可以使用 Office SharePoint Designer 2007 定义一个附加到该文档库的工作流。在工作流设计器中,可以选择相应的选项以自动或手动启动工作流。对于此方案,在新建项目时已自动启动工作流。
为零用金报销单文档库定义一个新工作流


  •   启动 Office SharePoint Designer 2007。
  •   单击“文件”,然后单击“打开网站”。
  •   在“打开网站”对话框的“网站名称”框中,键入零用金报销单文档库所在网站的 URL,然后单击“打开”。
  •   单击“文件”,单击“新建”,然后单击“工作流”。
  •   在工作流设计器中,在“指定此工作流的名称”框中键入工作流的名称。
  •   单击“此工作流应附加到哪个 SharePoint 列表”列表,然后单击零用金报销单列表选项。
  •   清除“允许从项目中手动启动此工作流”复选框。
  •   选中“新建项目时自动启动此工作流”复选框。

    图 8. 定义新工作流
    DSC0008.gif
  指定条件逻辑
  在工作流设计器中,为工作流中的每个步骤指定条件和操作。这些步骤将按顺序进行处理。在每个步骤内,其分支也会按顺序进行处理。条件分支计算结果为“true”时,该步骤中的处理过程将会停止。此方案中只有一个步骤,该步骤包含两个分支:一个针对员工经理,另一个针对副总裁。
将条件逻辑添加到工作流


  •   在工作流设计器中,单击“下一步”。
  •   单击“条件”,然后单击“比较零用金域”。
  •   单击“域”链接,然后单击“报销单总计”。
  •   单击“等于”链接,然后单击“小于”。
  •   单击“值”链接,然后键入 5000
  •   单击“操作”,然后单击“发送电子邮件”。



注意:
如果“操作”列表中未显示“发送电子邮件”选项,请单击“其他操作”从“工作流操作”对话框中添加该选项。   

  • 单击“此电子邮件”链接。
  • 在“定义电子邮件”对话框中,单击“收件人”框右侧的查找图标。
  • 在“选择用户”对话框中,双击“工作流查找”。
  • 在“定义工作流查找”对话框中,单击“域”列表,单击“经理的电子邮件地址”,然后单击“确定”。
  • 在“选择用户”对话框中,单击“确定”。
  • 在“主题”框中,键入一个主题。
  • 对于邮件正文,请结合使用静态文本和“在正文中添加查找”按钮来创建动态邮件。

    图 9. 定义电子邮件
    DSC0009.gif
  • 在“定义电子邮件”对话框中,单击“确定”。
  • 单击“添加‘Else If’条件分支”链接。
  • 添加在报销单总额大于或等于 5,000 美元时向员工的副总裁发送电子邮件的逻辑。

    图 10. 完成条件逻辑
    DSC00010.gif
  • 在工作流设计器中,单击“完成”。
  摘自:MS
  David Gerhardt,3Sharp
  2008 年 6 月

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