Office 365 轻松上手指南

帅帅男孩

2.7.1. 典型需求

传统的纸制人工审批流程已经无法适应移动时代和远程办公的要求，因此公司希望能够实现流程审批的自动化管理，将提交的审批项目（如文档审批、请假审批、报销审批等） 自动通过邮件传送至指定人员进行审批，从而实现企业内多种审批流程的自动化管理。

2.7.2. 应对方案

2.7.2.1. 配置二级“差旅报销”审批工作流（部门主管审批后，经理审批）

　　步骤1：依次打开“SharePoint”—“工作组网站”—“网站内容”—“新建”—“列表”，输入列表名称，如：“差旅报销”，然后点击“创建“。

步骤2：点击“差旅报销“列表，然后依次点击“...”—“设置”，在新弹出的栏目界面中添加所需的栏目，如：“出差事由”、“出差地点”、“开始时间”、“结束时间”、“出差天数”、“报销金额”、“费用明细”“审批状态”几个栏目。

其中审批状态的设置如下图：

步骤3 ：用SharePoint Designer打开该SharePoint工作组站点。

　　站点网址为：https://microsoft.sharepoint.cn/Lists/List （不要加后面的ALLLtems）。

步骤4 点击“列表工作流”—“差旅报销” ，输入名称和描述，然后将工作流类型选定为默认的“SharePoint 2013工作流”。

　　步骤5 将当前第一阶段命名为“工作流初始化”。

步骤6 点击工作流正文处，然后再点击菜单栏中的“操作”—“设置当前项目中的字段“，将“审批状态”设置为“待部门主管审批”。

步骤7 将光标放在“工作流初始化”阶段的底部，然后右击鼠标—“阶段”， 将下一个新阶段命名为“部门主管审批”。

步骤8 在“工作流初始化”阶段的“切换到阶段”右击—“请转到阶段“，然后选择转到“部门主管审批”阶段。

　　步骤9 将光标放在“部门主管审批”阶段的工作流正文处，然后点击“操作”—“设置工作流状态“，将工作流状态设置为“部门主管审批中”。

步骤10 将光标放在将工作流状态设置为“部门主管审批中”的底部，然后点击“操作”—“分配任务”，将任务分配给部门主管“ZG@microsoft.com”。

注意：在将任务分配给部门主管“ZG”的选择弹窗处，输入任务标题和描述“请部门主管审批！”。

步骤11 将光标放在“分配任务“的底部，点击“右键”—“如果任何值等于值”，然后设置为如果“变量：结果”等于“已拒绝”。

　　注意：在“如果”处，点fx按钮，在弹窗中，数据源选择“工作流变量和参数”,在值处选择“变量:结果”，然后点击“确定”。

步骤12 在条件语句的下方，将“审批状态”设置为“申请驳回”。

步骤13 将光标放在“审批状态设置为申请驳回”的底部，然后将工作流状态设置为“部门主管已驳回申请”。

步骤14 将光标放在整个大的条件语句底部，使得再次插入的条件语句与上一个条件语句平行，（ 根据步骤11的操作）， 如果“变量:结果”等于“已批准”，将“审批状态”设置为“部门主管审批完成，待经理审批”。

步骤15 将光标放在部门主管审批”阶段的底部，将下一新阶段命名为“经理审批”。

步骤16 右键“部门主管审批”阶段的“转到阶段”处，添加一个条件语句，如果“变量:结果”等于“已批准“，选择转到“经理审批”阶段；其它，选择转到“工作流末尾”。

   

步骤17 在“经理审批”阶段的工作流正文处，将工作流状态设置为“经理审批中”。

   

步骤18 将光标放在将工作流状态设置为“经理审批中”底部，将任务分配给经理“GM@microsoft.com”。

  

注意：在任务分配给经理“GM”的选择弹窗处，输入任务标题和描述“请经理审批！

步骤19 在“分配任务”底部，如果“变量:结果1”等于“已拒绝”，将“请假审批状态”设置为“申请驳回”，然后将工作流状态设置为“经理已驳回申请”。

   

步骤20 将光标放在整个大的条件语句底部，使得再次插入的条件语句与上一个条件语句平行，如果“变量:结果1”等于“已批准”，将“审批状态”设置为“申请通过”，然后将工作流状态设置为“审批结束”。

   

步骤21 右键“经理审批”阶段的“转到阶段”处，选择转到“工作流末尾”。

  

步骤22 点击页面左侧的“工作流“，然后双击右边的“差旅报销审批工作流”，如图：

步骤23 在右侧的“启动选项”处，将“创建项目时自动启动工作流”和“更改项目时自动创建工作流”勾选上（勾选后，在SharePoint中创建差旅报销审批项目时会自动触发工作流，系统会自动给审批人发邮件）， 然后再点击“保存”—“发布”。

步骤24： 将“差旅报销”列表的权限设为“每个人”具有“参与讨论”的权限，部门主管和总经理具有“审批”的权限。设置方法是用管理员帐户登录O365，然后依次点击“SharePoint”—“工作组网站”—“差旅报销”，然后再点击右上角的“共享”如图。

　　

　　在出现的页面中点击“共享对象”—“高级”，如图：

以下面界面中点击“授予权限”。

　　设置“每个人”具有“参与讨论”权限，然后再点击“共享”，如图：

到此为止，差旅报销审批工作流创建完毕，其余工作流（请假、外出等）的创建方法与此类似，以后若想修改此工作流，可在SharePoint Designer中点击“编辑工作流”—“保存“—“发布”即可。