Sharepoint 2013企业内容管理学习笔记终章

jonvi

　　说完了半自动化内容管理&全自动化内容管理，下面我们来说另外一个企业内容管理的东东吧
　　企业内容记录化
　　这个企业内容记录化，其实是我起的名字了，在sharepoint里面它叫做声明记录
　　这个声明记录其实我觉得也蛮有用的，尤其是对那些，涉及到机密，或者有需要保护数据的企业。
　　当我们在网站上启用了现场记录管理功能后，在网站设置里面 就多了一项 记录声明设置。
　　我们可以设置 记录限制，记录声明可用性，设置好了后，在ribbon功能区就会出现一个声明记录的功能，我们可以把文档声明记录，一旦声明为记录后，文档就不可编辑，或不可删除，除非我们撤销声明记录，声明记录一共有两种形式，一种是就地记录，就是在本地网站，启用现场记录管理，然后就可以本地网站自主声明记录了，还可以通过内容管理器将文档传送到记录中心，再由记录中心进行文档的声明记录
　　信息管理策略
　　所谓信息管理策略，官方的解释是这样
　　信息管理策略是用于某类内容的一组规则。利用信息管理策略，组织便可以控制和跟踪类似内容的保留期或用户可对该内容采取的操作等信息。信息管理策略可以帮助组织遵守法律或政府法规，也可以只是强制执行内部业务流程
　　目前暂时支持如下的策略功能

• 　　审核 “审核”策略功能通过记录对文档和列表项目执行的事件和操作，来帮助组织分析其内容管理系统的使用情况。组织可对“审核”策略功能进行配置以记录所需事件，如对文档或项目进行编辑、查看、签入、签出、删除或更改其权限的时间。所有审核信息都存储在服务器上的单个审核日志中，网站管理员可对其运行报告。
  
• 　　保留 “保留”策略功能可帮助组织以一种一致的、可跟踪的方式从其网站删除到期的内容。此策略功能可帮助组织管理与保留过期内容相关的成本和风险。组织可对“到期”策略进行配置，以指定某些类型的内容在特定日期或某些文档活动（如创建或编辑）后的计算时间内到期。
  
• 　　条码 利用“条码”策略功能，组织可以跟踪已从网站中打印的文档或列表项目的物理副本。“条码”策略功能可为文档创建一个唯一的标识符值。然后，用户可以将该值的条码图像插入他们所创建的 Microsoft Office 文档中。用户还可以在文档的物理副本上使用条码，以便在服务器上搜索该文档的原始副本。默认情况下，条码符合常用的 Code 39 标准 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)。组织可以使用 Office SharePoint Server对象模型来安装其他条码提供程序。
  
• 　　标签 利用“标签”策略功能，组织也可以跟踪已从网站中打印的文档或列表项目的物理副本。“标签”策略功能可根据网站管理员或列表管理人员指定的文档属性和格式自动生成文本标签。当用户将标签插入 Microsoft Office 文档中时，将自动使用文档属性信息对标签进行更新。
  

　　大家可以具体去实施一下各个功能，我在这里只说一下“保留”这一策略功能。
　　首先在SharePoint 管理中心的“安全性”页面中开启整个服务器场中的“保留”策略功能。在“安全性”页面中点击“配置信息管理策略”中的“保留”选择下面的可在新网站和列表策略中使用。这样子我们整个服务器场所有网站就都有了保留整个策略功能，我们再去网站的库设置里面 找到信息管理策略，选择其中的 保留，就可以针对记录或非记录的文档进行保留策略的配置，包括多保留阶段，事件，操作等
　　建议：
　　如果企业内容都储存在了记录中心，或者都交给了记录中心处理，建议针对记录中心网站进行备份
　　注意：
　　在放置库中上传多文件时候-规则失效（sharepoint2013拖拽）
　　必须在放置库才可以按规则传送文件，内容管理器在不同网站之间传送必须借助放置库传递
　　这样一套简单的企业内容管理就说到这里了
　　其实仔细研究一下，这个东西也挺有意思的，大家感兴趣可以再深入的研究一下。
　　另外，企业内容管理并不只是文档。还可以针对 页面，多媒体，档案，知识。等进行管理
　　我个人觉得企业内容管理（ECM）也是sharepoint里面一个重要的东西
　　它可以完成针对企业内容的 组织 – 创建– 统一
　　它可以完成针对企业内容的 归档 -  控制 – 策略
　　它可以完成针对企业内容的 安全性 – 机密性 – 规范性