Sharepoint 2013企业内容管理学习笔记(一) 半自动化内容管理

颇为阿娇978

　　大家好，今天我来与大家分享一个关于sharepoint2013文档管理方面的一个知识，我相信也许早就有人了解并熟知这项技术了，呵呵，众所周知，sharepoint 有一个很亮的功能，什么？没错，就是文档管理。之前我一直以为sharepoint文档管理不太难，不就是版本控制。多人编辑，评分，汇总，分类，筛选，离线同步什么的吗？很显然，是我的理解太浅了，现在想想真是无地自容，计算机是一门严谨的学科，不论什么时候我们都应该怀着一颗谦虚的心去对待它，Stay hungry. Stay foolish
　　好，那么话有点扯远了，我们开始说今天的正题。前些日子，我偶然间看到了一个关于sharepoint企业内容管理的视频，受到了很大的启发。正好那阵子我正准备结束sharepoint的项目，开始搞ocs。想来最后搞一个把。没想到就是我的这一个念头，给我带来了一次收获。
　　首先，我先来说说我对sharepoint企业内容管理的一些设想吧
　　通过实际操作后，我将企业内容管理分为四个阶段

• 　　半自动化内容管理
  
• 　　全自动化内容管理
  
• 　　内容记录化
  
• 　　信息管理策略
  

　　大家这样看，可能会觉得有一点抽象，什么是半自动化内容管理，什么是全自动化内容管理，看你说的好像很厉害的样子。
　　的确，大家这样看可能一时间确实不能理解。那么下面我就来为大家展开的 分别说一下，这四项，每一项的实施过程，以及企业应用场景。

• 　　半自动化内容管理
  

　　不知道大家在研究sharepoint的时候，有没有发现在网站的feature里面 有一项叫做内容管理器，一看这个名字，大家可能觉得，唉，这是个什么东西呢？那天我就是特别好奇，于是我就启用了这个功能，启用之后，发现网站多了一个叫做“放置库“的东西，这货还删不掉。后来我就研究它有什么用，去网上一查才知道，原来是用来做企业内容管理用的。看网上说的好像很有应用场景似得。于是我也去自己操作了一下。
　　（这里有个事，我想先和大家说一下。就是说，这个放置库啊，大家可以把他理解为一个路由器，没错，就是路由器。我们可以通过制定规则，告诉“路由器”说，我这个文档，一旦上传好了后，要传送到哪里去，说到传送到那里去，这里就有说道了，如果你制定了规则，告诉内容管理器，说。我这个文件，只要用户上传的文件，符合我制定的规则，就给我发送到其它网站去。大家想想，这个“路由器”他要转发数据包，那么对方一定也要是路由器吧。没错，所以如果想要让文件发送到其它网站，那么，那个网站一定也要启用放置库，因为 内容管理器在不同网站之间只允许 放置库 – 放置库这样的操作。而如果说，我只让文件统一传送到本地网站的某个文档库。就可以直接设定了。）
　　下面正式说了。
　　大家看了我刚才的注释，想来也是云山雾里，什么规则，什么路由器啊。你这都是什么啊，别着急，大家听我慢慢道来。
　　在我们启用了网站内容管理器功能后，除了多了一个放置库外，在网站设置里面，还多了个内容管理器设置，与内容管理器规则。
　　这个内容管理器啊，说白了，其实就是这样一个功能，主要是在企业进行文档归档，或者当企业文档比较多的时候，希望文档能够有序的存放，并且希望用户能够方便一些的时候，哎，你就可以试试这个内容管理器的功能了，它主要是，通过实现制定好的内容管理器规则，将用户上传的文档，符合标准的，传送到指定的地点。就是说，用户你只管上传文件，具体文件要放到什么地方去，不用你管了，电脑自动帮你处理。
　　举一个例子，比如，我们企业现在要针对 ***石油有限公司的文档，进行一个归档。让所有和***石油有限公司有关的文档都放到一个指定的地方去。这个地方是经过备份处理，而且安全的。但是我们公司的文档太散，都保存在了不同的sharepoint网站里，那么我就可以实现制定这样一条 内容管理器规则。针对文档的，只要用户上传的文档，包含***石油有限公司，就传送到指定的地方后。就成了，当然，仅仅做到现在的步骤。我们只能在本网站内，注意是本网站内，进行归档，还不能把文档都传送到一个专用的地方。
　　OK，那么上面我主要与大家介绍了一下内容管理器的功能，以及简单的介绍下应用，那么下面我再来和大家说一下，半自动化内容管理，这部分比刚才的稍微有点难度，其实也不难，就是需要大家脑袋转一下，嘿嘿。
　　这里我所指的半自动化内容管理啊，其实就是达到一种什么效果呢，就是说，我在我的部门网站上添加一个 发送到的 功能。让用户一点击，发送到。这个文件就不在我这个本网站了（当然你也可以在管理中心设置让它再在本网站保留一个快捷方式），文件去了哪里了呢？去了我事先制定好的一个“记录中心”网站了，大家注意，这时候文件去了 记录中心网站的哪里了呢？没错，是记录中心的“放置库”因为这种文档传送，不同网站情况下，只支持通过放置库来互相传送。然后我们再在记录中心的网站上，制定内容管理器规则，说，一旦我的放置库里出现了，带有什么什么的字眼，就传送到，我记录中心网站的某个记录库中，制定好了后，这时候我们一开始那个文档，就会躺在我们记录中心的某个记录库中了。
　　实施起来其实不难，其步骤大概如下

• 　　在部门网站上启用内容管理器功能
  
• 　　让员工往放置库上传文件。（这里用不用在部门网站制定内容管理器规则？好像暂时不用吧）
  
• 　　创建记录中心网站
  
• 　　打开记录中心网站-网站设置-内容管理器设置，里面有一个地址，把它复制下来
  
• 　　去管理中心，找一个大概叫做配置发送到连接的设置，进去新建连接。然后把之前复制那个地址粘贴下来，然后创建，稍等片刻，然后所有网站，发送到下面，就都会多一个 发送到记录中心的项了。
  
• 　　在记录中心网站设置好内容管理器规则
  
• 　　在部门网站放置库上传文档，然后点击发送到记录中心，就OK了
  

　　说到这里不知道大家发现没，我之前说的，都是在网站上上传文件，然后内容管理器根据我们设置好的规则，进行传送文件。那你这个发送到，人家内容管理器还识别吗？还能根据规则传送吗？答案是：能。因为它内容管理器不管你是上传还是发送到，总之，他就知道，只要文件，到我这个放置库了，那么我就快速的查找我网站设置好的内容管理器规则，将放置库的文件传送到指定的地方。一般这个查找传送的过程很快很快，大概1-2秒左右就自动传送到指定位置了，所以，我们基本上看不见放置库中有文件，所以大家大可不必担心。
　　在这里有个需要注意的地方，也一起和大家说下。就是说，我在放置库上，上传文档时，它内容管理器最多只允许你一次上传一个。只能一次识别一个文档，并进行传送，如果你一次上传多个文档，那么大概就不能传送了。这个大家可以具体再去做一下实验
　　下面我再用一张图，来为大家展示一下这个半自动化内容管理的过程

　　这里所谓半自动化内容管理啊，其实就是用户多了一步 点击发送到。其余的都是电脑自动完成的。